Imajući na umu da mnogi ljudi u današnje vreme dele ovaj problem, tragala sam za nekim korisnim savetima. Evo šta kažu stručnjaci:

Prvo postavite ciljeve.
Da bi ste pravilno organizovali svoje vreme morate znati da pravilno postavite svoje ciljeve. Bez tačno određenog cilja, gubićete vreme na nepotrebne stvari. Vaš cilj ne može da bude bilo kakav. On treba da bude:

Tačno određen - jasno definisan i precizan,
Merljiv -nije dovoljno reći: „da smanjim troškove“, već „da smanjim troškove za 10%“, jer ćete na taj način moći da izmerite da li ste to uspeli da ostvarite,
Moguć - realan, ostvarljiv; Ukoliko postavite previsoke ciljeve, može vas demotivisati ukoliko ih ne ostvarite. Krenite sa malim stvarima.
Relevantan – povezan sa onim što radite i čime se bavite. Ukoliko se ne rasplinete preširoko, uštedećete na vremenu
Vremenski ograničen – ukoliko nemate vremenski rok, nećete znati da li ste uspeli da ga ostvarite. Ukoliko imate neograniceno vreme da uradite nešto, stalno ćete odlagati.

Sledeća stvar koju treba da uradite je da ispišete svoje ciljeve na papir, da odredite prioritete i da se držite toga.

Odrediti prioritete.
Kada dođe do određivanja prioriteta, javljaju se puno različitih načina na koji se to može uspešno uraditi. Jedan od njih je napraviti razliku između onog što je važno i onog što je hitno. Ono što je važno treba i mora da se uradi kako bi smo ostvarili neki cilj. S druge strane, ono što je hitno mora da se uradi odmah, ili što pre jer je organičeno vremenskim rokom. Tako da treba napraviti tabelu sa važnim i hitnim stavkama, i raditi prvo hitne, a tek nakon toga važne stavke.

Drugi način određivanja prioriteta bio bi pravljenje takozvane „to do“ liste, tj. liste stvari koje mora da uradite. Ovo treba raditi na taj način što ćete ispisati sve stavke koje treba da obavite, ali pored njih ćete staviti slova od A-F u zavinosti od toga koliko su bitne (A je najbitnija, F nebitna). Kada listate stavke pod A koristite brojeve, te pod broj 1 stavite najbitnije stavku, zatim sledeću bitno i tako dalje. Zatim prelazite na B i tako listate sve vaše obaveze. Ono što ne stignete da uradite u toku tog dana prenosite na sledeći, ponovo praveci slovnu tabelu, s tim što, ukoliko se nekoj stavki koja je bila u polju D bliži kraj isteka vremenskog roka do kada treba da bude urađena, ona će porasti na lestvici važnosti sa D na C, i što je bliža izvršenju, ići će sve do A.

Organizovanje pauza.
U toku dana vam puno puta zazvoni telefon, stigne novi mejl, neko uđe u kancelariju, zvoni na vrata... Kako prekide u radu svesti na minimum? Stručnjaci kažu da ponovo treba odrediti prioritete. Ukoliko je nešto hitno, treba prvo uraditi to pa nastaviti rad. Obavljanje više stvari u isto vreme nije preporučljivo. Međutim, ukoliko radite neki mehanički posao, gde vam nije potrebna koncentracija (u govoru bi se reklo - mozak), možete pored toga obaviti još neku od obaveza. Na primer, nije preporučljivo pričati telefonom i kucati poslovni izveštaj, ali je sasvim izvodljivo pričati telefonom i fotokopirati materijal, ili srediti haos na svom radnom stolu.

Prestati sa odlaganjem.
Imate previše stvari koje treba da se urade da ne znate odakle da počnete, pa zato lepo sve odložite za neki drugi dan? Ili se trenutno ne osećate raspoloženo da obavite određeni posao, pa onda i to odložite za sutra, i tako u nedogled. Surova istina je da sav taj posao neće da se uradi sam od sebe, ma koliko ga vi odlagali. Problem ove vrste je, kažu, takođe rešiv.
Prvo treba da priznate da stalno pribegavate odlaganju obaveza. Zatim odredite razlog zbog čega odlažete neku obavezu, i prevaziđite to što vas tera da je ostavite za kasnije. To možete uraditi tako što ćete sebe nagraditi nečim nakon obavljenog zadatka, ili dajte sebi rok za odradu zadatka i zamolite nekog da vas proveri da li ste ga ispoštovali. Ukoliko imate da uradite previše stvari, razdvojite vašu obavezu u više manjih. Ukoliko su i te manje obaveze prevelike, razdvojite ih na još manje, i tako krenite da radite jedno po jedno.

Organizovanje vremena je veoma moćna i važna sposobnost uz pomoć koje držimo sve naše obaveze pod kontrolom, i smanjujemo sopstveni stres. Svi bi smo voleli da dan traje nekoliko sati duže. S obzirom da je to nemoguće, moramo da naučimo kako da pametnije pristupamo svojim obavezama i da napravimo efikasan raspored, fokusirajući se na prioritete. Međutim, tragajući po netu za ovim savetima našla sam da postoji neko ko je uvideo način na koji dan može da traje čak 36 sati. Ukoliko želite da procitate nešto o tome kliknite ovde. (tekst je na engleskom)

Deo saveta preuzet sa www.mindtool.com